חברת אפריקה-ישראל מגורים היא מחברות הנדל"ן המובילות בישראל, ומציעה דירות חדשות בתוך שכונות מגורים קהילתיות הנבנות ברחבי הארץ. אחד מסמליה המרכזיים של החברה הוא שכונות הסביונים הזוכות לפופולריות רבה.
מאחר שהחברה פועלת באופן מבוזר במספר רב של אתרים בפריסה ארצית, תהליכי העבודה של משרדי המכירות באתרי הבנייה השונים דורשים העברה של אלפי משלוחים של מסמכים רגישים – המחאות, חוזים, יפויי כח וכו' – הלוך ושוב בין משרדי המכירות באתרי הפרוייקטים השונים ברחבי הארץ לבין משרדי מטה החברה.
כדי לייעל את השינוע והלוגיסטיקה של המשלוחים, חיפשה החברה פתרון טכנולוגי אשר יאפשר בקרה על כל שלב במשלוח, כולל פרטי המשלוח, זהות השליח שאסף את המשלוח, מועד איסוף ומסירת המשלוח ביעד הסופי וזהות מקבל המשלוח.
"בחנו מגוון של פתרונות טכניים לפני שהגענו לפתרון של SysAid," אומר דן גינגיס,סמנכ"ל השיווק של אפריקה-ישראל מגורים. "הפתרונות שבחנו כללו, למשל, מכשירי מעקב, התקני RFID ואמצעים טכנולוגים אחרים, אך כולם היו מסורבלים ויקרים מדי. בשלב כלשהו חברנו לצוות באגף מערכות המידע שלנו בחברה, שמשתמשים מזה שנים ב SysAid כמערכת לניהול קריאות, והם, כמי שהכירו את הגמישות של המערכת, העלו את הרעיון שניתן להשתמש בה כדי לספק מענה לצרכים שהגדרנו.
בעקבות ההמלצה שלהם נפגשנו עם שחר קציר (מיישם בכיר בצוות SysAid בקונסיסט), וביקשנו ממנו לבדוק אם ניתן ליצור יישום בתוך SysAid אשר יאפשר לנו לעקוב אחר המשלוחים, לדעת מי אסף כל משלוח, ומתי הוא מגיע ליעד. שחר מיד אמר שבהחלט ניתן ליישם פתרון מקיף לצרכים שלנו, ובתוך זמן קצר ביצע את האיפיון ויישם את הפתרון באופן אלגנטי ומושלם."
"הפתרון שגיבשתי הוא כזה שבכל פעם שנדרש להעביר משלוח כלשהו, נפתחת קריאה ב- SysAid ומייד נשלח מייל המכיל תעודת משלוח הכוללת קוד QR ומספר תעודה ייעודים. תעודת המשלוח מודפסת ומוצמדת למשלוח," אומר שחר.
"כשהשליח אוסף את המשלוח, הוא סורק את ה- QR באמצעות סמארטפון עליו מותקנת האפליקציה של SysAid, והמערכת מעדכנת שהחבילה נאספה. בעת המסירה ביעד הסופי, השליח מעדכן באפליקציה שהחבילה נמסרה, והגורם המקבל מאשר בהודעת דוא'ל, הנשלחת אליו באופן אוטומטי על-ידי המערכת, את קבלת המשלוח.
תודות לגמישות ולעוצמה של SysAid, שכיום היא מערכת שירות וניהול ארגונית, או ESM, לכל דבר ועניין, אנחנו יכולים ליישם באמצעותה פתרון למגוון עצום של צרכים תפעוליים ולהתאים אותה כמו שחייט תופר חליפה בדיוק לפי צורכי הלקוח. תמצאו היום את SysAid מנהלת את תחום ה-ITSM במאות ארגונים בישראל (ועשרות אלפים בעולם), וגם כמערכת לניהול מצבי אסון, כמערכת לשינוע צוותים רפואיים במרכזים רפואיים, כמערכת לניהול מלאים ברשתות מזון ועוד אלף ואחד פתרונות דיגיטלים נוספים. היישום באפריקה ישראל מגורים מהווה עוד דוגמא מני רבות ליכולות המגוונות של המערכת."
והתוצאה?
"כעת אנחנו יודעים בכל רגע נתון מה קורה עם כל משלוח, – מי לקח, מתי, מתי הגיע ליעד, מי קיבל ומי חתם," אומר דן. "הלוגיקה היא שברגע שמישהו מקבל משלוח – יהיה זה מסמכים, המחאות וכו', האחריות היא עליו, ויש לנו תיעוד מלא, בכל זמן נתון, אצל מי נמצאת החבילה. קיבלנו כאן פתרון אלגנטי, יעיל ואפילו חסכוני, שעובד באופן מושלם."
ומילה על תהליך האיפיון והיישום, דן?
"האיפיון והיישום היו מדוייקים, ההדרכה הייתה קצרה ומהירה, וכך, בתוך זמן קצר מאוד, התאפשר לנו לעבור ממודל ידני של בקרת המשלוחים למודל דיגיטלי, באופן יעיל, קצר ומדויק. "
משה אטיה, סמנכ"ל חטבת המוצרים בקונסיסט הוסיף כי "מערכת SysAid הפכה למנוע יישומים ברמה של Low Code/No Code. גמישות המוצר, יחד עם הניסיון הרב של קונסיסט ביישום והתאמה, מייצרים שילוב מנצח של עלות תועלת. לכן יש לנו כיום מאות יישומים של SysAid מחוץ לעולם ה ITSM שנתפרו לפי דרישות מיוחדות של לקוחות".
כל הכבוד לכל העושים במלאכה! אנו בקונסיסט גאים להיות מחלק מהעשייה הענקית שעושה אפריקה-ישראל מגורים, ומעבירים תודה ענקית על שיתוף הפעולה לדן, לאיציק בלוי, לרחל חמישה אבוהב, מנהלת מערכות המידע,וכל הצוות הנהדר בחברה.
