אחד מאבני היסוד המרכזיים בתפקודה של כל מערכת עסקית לאורך זמן טמון בנושא ניהול השינויים. אם טרם נתקלתם במונח זה, מדובר בשם כולל לטכניקות ושיטות אשר מטרתן הינן ניהול יעיל של שינויים המוכנסים במערכת כזו או אחרת. השינויים מתרחשים בכל מקום ובכל זמן (הן בשלבי ההקמה והן בשלבי התפעול השוטף) ולכן מצריכים היערכות מבעוד מועד.
נהוג להבחין בין שתי קבוצות של שינויים – כאלו המשפיעות באופן ישיר על הצורה, ההתאמה או התפקוד של התוצר הסופי, ומנגד שינויים אשר אינם משפיעים על שלושת אלו, ולכן לא זקוקים לאישור הלקוח הרלוונטי. בשורות הקרובות נסקור בקצרה טעויות נפוצות של חברות בארץ ובעולם בתחום זה של ניהול השינויים. כך תוכלו להבין טוב יותר את מאפייני התחום ולדעת כיצד להימנע מאותן פעולות, אשר עלולות לשבש את תפקודה השוטף והיעיל של מערכת עסקית.
שבע השגיאות הנפוצות של ניהול שינויים – יצאנו לדרך..
1. הטעות הנחשבת לנפוצה מכולן נעשית כאשר כלל בקשות השינויים, ללא קשר למהות הבקשה, לרמת המורכבות שלה, להשפעה שלה ולמשאבים הנדרשים למילוייה, מגיעות היישר אל וועדת השינויים לדיון בה. בפועל, מומלץ לייצר מסלול טיפול בבקשה, ובו אפשרות למנהל הפרויקטים במערכת או כל גורם אחר שהוסמך לכך, להחליט כיצד לנהוג. כך ייחסך זמן יקר בטיפול בוועדה בבקשות שאינן מחייבות זאת.
2. טעות פופולארית נוספת טמונה בהיעדר תמיכה ניהולית מספקת בתהליך ניהול השינויים. לעיתים קרובות, ההנהלה או חלקים ממנה (בעיקר חבריה הוותיקים) מעדיפים להימנע משינויים (במיוחד כאלו שסותרים מדיניות שהן יצרו והסמיכו), ובכך מכשילים את התהליך.
3. עניין זה, יחד עם טעות נוספת – אי העלאת הבקשה לשינוי עד ממש לפני הביצוע (טעות המובילה לשיבושי ביצוע בפעולות שכבר תוכננו), עלול לגרום לשלל תקלות זרימה בתהליך ניהול השינויים ובביצועו.
4. ממשיכים לטעות הרביעית, המתרחשת לעיתים תכופות לא פחות מקודמותיה: רביצת אחריות להצלחת תהליך ניהול השינוי על כתפו של אדם אחד במערכת – מנהל השינויים, אף על פי שבתהליך מעורבים אנשי צוות רבים בעלי תחומי אחריות הנבדלים זה מזה.
5. טעות נוספת, שהולכת לעיתים קרובות יד ביד עם האחריות המונופולית שהזכרנו, מתרחשת כאשר לוחות הזמנים של תהליך השינוי אינם מתפרסמים מחוץ למערכת, ולעיתים אף בתוכה. מיותר לציין את ההשלכות מרחיקות הלכת שעלולות להיות לטעות שכזאת על זרימת התהליך התקינה.
6. נסיים עם שתי טעויות שאמנם מעט פחות נפוצות, אבל השפעתן עלולה להיות שלילית לא פחות. הראשונה – הכישורים, היכולות והניסיון של חברי הוועדה, שלעיתים חסרי ניסיון ניהולי מספק וללא רקע אקדמאי-עסקי.
7. טעות נוספת היא כאשר התהליך סובל מ"תכנון-יתר", אשר מכביד ומסרבל את ביצועו, מעכב את לוחות הזמנים ולעיתים קרובות פוגע באיכות התוצאה (השינוי).
הקפידו לעבוד על פי הכללים שנכתבו מניסיון וידע, והבטיחו לעצמכם ניהול שינויים חלק, יעיל ומקצועי. בהצלחה!
