הרבה פעמים אני מוצא את עצמי מסביר דבר שנראה מובן מאליו, למה צריך מערכת הלפדסק – helpdesk בכלל?

הטיעון המנצח הוא "אבל אנחנו מסתדרים ככה", על פניו טיעון חביב אבל שחושבים על זה רגע מבינים שאפשר להסתדר בארגון גם בלי טלפון סלולרי או בלי מערכת הנהלת חשבונות ממוחשבת, השאלה מה היה המחיר שישלם הארגון בטווח הארוך וכמובן איך המתחרים עובדים.

בדר"כ אלו ארגונים קטנים שגדלו עם השנים אך לא הפנימו כי הם כבר לא עסק קטן ובעסק גדול עם הרבה עובדים צריך לנהל את הדברים אחרת, מסודר יותר, מתועד יותר, מהיר יותר.

מנהלי מערכות מידע רבים מאוד רוצים לרכוש מערכת הלפדסק אבל מתקשים להסביר לסמנכ"ל הכספים שבשבילו זו עוד הוצאה למה הארגון באמת צריך את זה, אז להלן הסבר פשוט,

בואו ניקח ארגון של 500 עובדים, בוא נאמר שלכל משתמש יש 2-3 תקלות מחשוב בחודש בו הוא צריך את התמיכה, עכשיו בואו נחשב:

סדר גודל של 1,500 תקלות בחודש כפול 12 חודשים והנה יש לנו 18,000 פניות לתמיכה בשנה, עכשייו בואו נעריך כמה זמן לוקח לטפל בפניה ללא מערכת תקלות מאורגנת, משהו כמו 20 דקות בממוצע, אם כך התמיכה תשקיע בשנה 18,000 כפול 20 דקות שזה סה"כ- 360,000 דקות או 6,000 שעות בשנה.

עכשיו בוא נלך לכסף, 6,000 שעות עבודה שוות לארגון כ 300,000 ש"ח ולא לדבר על זמני ההשבתה של העובד…

מערכת הלפדסק טובה יכולה לקצר את זמני השירות לפחות ב 40%, כלומר חיסכון של 120,000 ש"ח בשנה על שעות עבודה ופי כמה כסף על זמן שמשתמשי קצה או תהליכים לא היו מושבתים.

כמה עולה מערכת הלפדסק טובה? הרבה הרבה פחות מזה!

אז הנה לכם הסבר פשוט שאפילו מנהל הכספים ה"חסכן" ביותר יקבל.

וכמובן זה רק חלק קטן מהתועלת של מערכת, וטרם דיברנו על:

1- זיהוי מגמות

2- ניתוח 

3- ניהול תהליכים

4- תיעוד

5- שביעות רצון משתמשי קצה

6- שיפור תדמית מחלקת ה IT

7- ניהול תהליכים לפי ITIL 

8- CMDB וניהול תצורה, מה זה בכלל?

אז, על כך נדבר בהמשך…

מאת: 

משה אטיה, מנהל מוצר SysAid וחטיבת מוצרים בקונסיסט מערכות