ריבוי משימות היא מנת חלקכם במהלך יום העבודה? זה הזמן לדעת הכול על חשיבות הגבלת עבודה בתהליך. התחילו לקרוא!
רבים מאיתנו מוצאים את עצמם עסוקים (במקביל) במספר משימות שונות במהלך יום העבודה, כאשר כל משימה מחייבת אותנו למלוא תשומת הלב והריכוז למטרת ביצועה על הצד הטוב ביותר. ברוב המקרים, ריבוי המשימות ועצם הגדרתן בתהליכי העבודה השוטפת כ-WORK IN PROCESS (WIP) עלולה להעיב על התפוקה והתוצאה כאחד.
ריבוי משימות עלול להוביל למצב בו תמצאו את עצמכם מסיימים את יום העבודה (גם לאחר שנתתם אקסטרה שעות) מבלי למצוא את עצמכם מסיימים ולו משימה אחת. סיטואציה זו נובעת בין היתר לנוכח העובדה שפשוט "דילגתם" ממשימה אחת לשנייה מבלי להשלים אף אחת מהן במלואה. מעבר ממשימה אחת לאחרת גורם לכולנו (וזה לא משנה כמה מפוקסים אנחנו) לאבד קצת מידע, קצת מומנטום והרבה תשומת לב…כפועל יוצא מכך, המעבר ממשימה למשימה מבלי להשלים את המשימה הראשונה לה נדרשתם, עלול לגרום לאיבוד זמן יקר ולהוביל אתכם לכך שבסוף יום העבודה תמצאו את עצמכם עם אותן משימות איתן התחלתן את היום. משימות אלו אומנם ימתינו לכם גם ביום העבודה שלמחרת אבל הלקוחות מהצד השני של המשימה ככל הנראה לא יהיו מרוצים.
כיצד פותרים את המצב?
אחת הדרכים היא באמצעות טכניקת דמיון מודרך: דמיינו לעצמכם את הסיטואציה הבאה: אתם מתחילים את יום העבודה במלוא המרץ והאנרגיה ומתפנים לעסוק בפתרון משימה אחת ויחידה המונחת לפניכם. תוך מספר שעות קצר (בהתאם לאופי ומורכבות המשימה) אתם מצליחים לסיים את המשימה במלואה, נוטלים הפסקה קצרה וממשיכים הלאה ליעד המשימה הבאה בתור.
עכשיו לאחר שהצלחתם לדמיין את הפתרון, נבחן את תוצאותיו: קודם כל, הצלחתם לסיים משימה אחת במלואה ובכך סיפקתם לקוח אחד מרוצה. בנוגע למשימה השנייה אליה ניגשתם, גם במקרים בהם לא תצליחו לסיימה עוד במהלך אותו יום, תוכלו לפחות לדווח על התקדמות ממשית בביצוע המשימה ובכך סיפקתם עוד לקוח מרוצה, וזאת בניגוד למצבים בהם דיגלתם בין המשימות וסיימתם את יום העבודה מבלי לסיים משימה אחת לפחות ומבלי לספק את שביעות רצונו של אף לקוח.
ניהול ה – IT טוב יותר – הפיכת הדמיון לפעולה ממשית במהלך יום העבודה
על מנת להפוך את התרגיל בדמיון מודרך מהפסקה הקודמת לפעולה ממשית בחיי היומיום בעבודה, כל שתדרשו לעשות הוא לקבל החלטה בנוגע להגבלת ה-WIP. הגבלת "העבודה בתהליך" תאפשר לכם לתעדף את המשימות שלכם בהתאם לזמן הנדרש מכם לצורך השלמתן כאן ועכשיו ובהתאם לדחיפותה של כל משימה ומשימה המונחת לפניכם.
את הגבלת ה-WIP תוכלו ליישם באמצעות הגבלת מספר המשימות אותן אתם נוטלים על עצמכם בכל רגע נתון. הגבלת המשימות יכולה להיעשות תוך כדי הארכת לוחות הזמנים הנדרשים לצורך השלמת המשימות השונות ובכך למעשה אתם מדווחים ללקוחותיכם על התאריך הסופי בו תצליחו להשלים את המשימה הרלוונטית להם. בפועל, את הלקוחות לא מעניין תהליך העבודה שלכם, כל שמעניין אותם הוא מועד סיום המשימה ולכן שיטת ההגבלה המיושמת על ידיכם יכולה להוביל לשינוי משמעותי ביחס הלקוחות אליכם.
אמצעים נוספים – ניהול טוב יותר של IT
אמצעי נוסף להגבלת ה-WIP הינו באמצעות לוח תוכנת KANBAN ובו שלוש עמודות בלבד שכותרתן: "לא התחיל", ב-"התקדמות" ו-"בוצע", כאשר בעמודה שכותרתה "לא התחיל" תדרשו לציין את הפעולות השונות אותן יש לבצע לצורך השלמת המשימה. אפשרויות נוספות הן שימוש בכלים שונים או במערכת כמו למשל SYSAID שמאפשרת אוטומציה של ניהול קריאות, דבר שמוביל לקיצור זמן התגובה. מערכת זו מאפשרת גם אוטומציות של תהליכי הטיפול והתמיכה, שליטה מרחוק למטרת פתרון תקלות באופן מאובטח ומהיר ואפשרויות נוספות שמייעלות את כל הקשור לניהול ה- IT במקום העבודה שלכם.
לסיכום, במידה וגם אתם מוצאים את עצמכם "מדלגים" בין משימות מבלי להשלים אותן במלואן, זה הזמן לסגל לעצמכם יכולות הגבלה של ה-WIP או לבחור במערכת ה- SYSAID אותה המפתחים בנו במיוחד עבור ניהול מרכזי תמיכה ומחלקות IT שפועלת גם בסביבה מרובת פלטפורמות. מעוניינים לדעת פרטים נוספים? השאירו את הפרטים שלכם ונחזור אליכם בהקדם!
