רן זמיר, מנהל מערכות מידע בחברת 'אמות', תוכל לספר לנו קצת על הארגון?
בשמחה. אמות השקעות בע"מ הינה חברה ציבורית מהמובילות בישראל בתחום השקעות בנדל"ן מניב ומשמשת כזרוע ההשקעות של חברת אלוני-חץ נכסים והשקעות בע"מ. החברה נוסדה בשנת 1964 ועוסקת בניהול, השכרה, אחזקה, ייזום ופיתוח של נכסים מניבים בישראל. בבעלות החברה כ- 104 נכסים, בשטח כולל של 1.5 מיליון מ"ר, כ-942 אלפי מ"ר שטחי השכרה וכ-567 אלפי מ"ר שטחי חנייה. הנכסים כוללים בנייני משרדים והייטק, קניונים, מרכזים מסחריים, סופרמרקטים, פארקים תעשייתיים, מרכזים לוגיסטיים ותחנות אוטובוסים מרכזיות. אמות הינה חברה ציבורית הנסחרת בבורסה לניירות ערך בתל-אביב.
איך הגעתם ל-SysAid ולקונסיסט?
לפני שהגעתי ל'אמות' ניהלתי את מחלקת הפיתוח והאפליקציות בארגון גדול אחר, שם התוודעתי למערכת, ליכולות שלה וליישומים שהצוות בקונסיסט מסוגל לבצע באמצעותה. כשהגעתי ל'אמות', השאיפה העיקרית שלי הייתה להביא רוח חדשה בהיבטים של טרנספורמציה דיגיטלית. פניתי לקונסיסט כדי לגבש פתרון דיגיטלי מקיף עם תוכנית לחדשנות כוללת שתאפשר יישום של SysAid כך שהיא תשודרג למערכת אשר, בנוסף להיותה מערכת לניהול קריאות ופתרון תקלות, תשמש גם כפלטפורמה רחבה לפורטל ארגוני לכלל העובדים, המנהלים ואנשי ה-IT. המטרה הייתה לספק חווית משתמש חדשנית ומעצימה לניהול תחומים רבים בחברה בנוסף לתחום ה-ITSM.
כמה מלים על הפתרון שגיבשתם ובמה הוא שונה מפתרון ITSM סטנדרטי?
הפתרון שגיבשנו, ביחד עם הצוות של קונסיסט, שכלל את משה אטיה (מנהל החטיבה), רועי שיקר (מנהל המוצר) ועוז גידו (מיישם בכיר בצוות SysAid) היה שילוב של מערכת ניהול קריאות ארגונית –ITSM, או Help Desk, עם פורטל שירות כלל-ארגוני המכיל מגוון עצום של פעילויות ויישומים: פתרונות אפליקטיבים, פעילויות הנוגעות לרווחת העובדים כולל מבצעים והצעות לפעילויות, לוח מודעות ואירועים, קישורים מהירים לדפי החברה ברשתות החברתיות, מערכת לדיווח נוכחות, מערכת דואר ארגונית, לוח משרות פנויות, גיוס ותוכניות של חבר מביא חבר, תיבת הצעות ייעול, מודול מתקדם לניהול הידע בארגון ועוד.
ידענו שאפשר לעשות עם SysAid הרבה דברים מעבר ל-ITSM, אבל פורטל ארגוני זה כבר משחק חדש
לגמרי. SysAid היא מערכת ITSM גמישה ורבת עוצמה, אבל מדובר כאן בכלי שהוא הרבה מעבר לכך. עוז בנה באמצעותה פורטל ארגוני מדהים בהיקפו עם רכיבים רבים הקשורים לתחומי תפעול שונים בארגון, המשמש את העובדים בכל יום, כל היום, והם מבקרים בו פעמים רבות ביום למטרות שונות ומגוונות. זהו גם אמצעי מעולה לניהול תעבורת התקשורת הפנים-ארגונית, לשיתוף ידע וליצירת סינרגיה של כלל העובדים. מדובר בכלי שגם משמש את ה-IT, גם תורם לתדמית הארגון, גם מספק חווית משתמש נהדרת וגם תורם המון בכל מה שקשור לשיווק ולקידום מטרות עסקיות וארגוניות.
רעיון וביצוע מרשימים. איך העובדים קיבלו את זה?
ראשית, חשוב לציין שרצינו שהמערכת תתקבל בהתלהבות, ולכן גיבשנו תהליך השקה שכלל שבוע מקדים של טיזרים שבמהלכו חולקו לעובדים עוגיות וחבילות מסטיקים ממותגות עם כיתובים כגון She’s Back ו- FRESH, אשר סימלו את העובדה שהמערכת, שבעבר יושמה אך ורק לניהול קריאות, מושקת כעת עם שדרוג מטורף לכלל ההיבטים שציינתי. לאחר שבוע של טיזרים השקנו בפועל את המערכת בליווי הפניניג עם בלונים וכרזות ברחבי הארגון, והעברנו הדרכות מקיפות ב'זום' לכלל העובדים.
ומה היו התוצאות של קמפיין ההשקה?
מצויינות. העובדים והמשתמשים בארגון החלו מיד לאחר ההשקה לפתוח קריאות אך ורק באמצעות המערכת במקום בטלפונים, כך שהעומס על מערך ה-IT הופחת באופן דרמטי. אבל לא רק זה. הפורטל הארגוני שבנינו זכה מהרגע הראשון לפופולאריות עצומה, והעובדים והמנהלים עושים בו שימוש יום-יומי אינטנסיבי – לפרסם הודעות, להציע הצעות ייעול, לגייס עובדים, לדווח נוכחות ועוד אינספור פעילויות. וזו היא רק ההתחלה, כיוון שיש לנו עוד המון תוכניות לעתיד.
כמה מלים על הצוות של קונסיסט
אין מספיק מילים כדי לתאר את השירות והיחס הנהדר שקיבלנו, כבר מהרגע הראשון: הנכונות ותשומת הלב להבנת הצרכים – להגיע אלינו לארגון כדי לגבש את הפתרון; להדריך ולהכשיר אותנו ועוד; כל הפעילויות של הצוות בקונסיסט התבצעו באופן הכי מקצועי ואנושי שאפשר. היישום וההשקה בוצעו בזמן שיא, ובבת אחת המשתמשים אימצו את המערכת בהתלהבות. זו בדיוק התוצאה שכיוונתי אליה, והצוות של קונסיסט עשה כאן עבודה לא פחות ממדהימה.
תודה רבה רן, על שיתוף סיפור הלקוח ועל שותפות הפעולה. קונסיסט גאה להיות חלק מסיפור הצלחה מדהים כמו זה של 'אמות'!
